■ 개요 제안서는 일반적으로 제안개요, 제안업체일반, 기술부문, 사업관리, 그리고 지원부문 등 5개 부문으로 구성되므로 각 부분별로 반드시 담아야 할 내용, 항목들이 빠짐없이 제대로 작성되었는지를 체크하는 단계별 검토작업이 필요하다.
■ 수행가이드 - 제안개요 작성 ① 제안서 전체를 포괄하는 내용으로 작성 ② 제안의 목적, 배경, 수행범위, 추진방향, 전략, 제안의 특장점, 기대효과
- 제안업체일반 작성 ① 제안업체의 일반현황, 재무현황, 조직/인원, 주요사업내용, 유사사업실적
- 기술부문 작성(수정 필요) ① 목표시스템의 기술적 측면의 구축방안 서술 ② 목표시스템의 아키텍처 구성방안, 업무개발방안, 시험방안, 운영방안
- 사업관리부문 작성 ① 사업수행을 위한 수행조직 및 일정, 사업관리 및 품질보증방안 등 제안사의 관리방안을 서술
- 지원부문 작성 ① 제안사의 유지보수, 교육훈련, 기술이전 등의 지원방안을 기술
※ 제안서에는 리딩메세지 작성과 일목요연하게 제안내용을 도출하는 것이 매우 중요하다.
■ 리딩메세지(Leading Message) 작성 원칙 - 1원칙 : 맞는 내용을 쓰라. - 2원칙 : 알기 쉽게 쓰라. - 3원칙 : 명확하게 쓰라. - 길이 흥미롭지만 불필요한 사실들을 잘라내라. 과다한 정보와 뻔한 내용을 잘라내라. - 문체 같은 단어나 동의어의 반복을 피하라. 형용사 부사 및 꾸며 주는 말들을 없애라. 지나치게 세부적인 것들을 제거하라. - 단어 선택 긍정적인 단어로 긍정적인 자세를 보여라. 지나친 자랑을 피하라 (예: 국내 최고의 시스템) 맞춤법, 철자법을 지켜라. 구두점, 약어에 유의하라. - 보편적인 내용으로 만들어라. - 평균수준에서 이해하지 못하는 인용문이나 이미지 사용은 배제하라.
■ 도식화 작성 원칙 - 1원칙 : 맞는 내용을 쓰라. - 2원칙 : 알기 쉽게 쓰라. - 3원칙 : 논리에 맞도록 표현하라. - 키워드 추출(원고 → 키워드) 도식화를 위하여 필요한 원고작성, 분석, 원고 중 도식화에 필요한 키워드(필수 항목) 추출 - 도식패턴 적용 추출된 키워들을 논리적으로 구조화, 구조화한 키워드에 적합한 도식패턴 적용(도식 Pack 참고) - 수정/보완 전하고자 하는 핵심 키워드를 중심으로 표현된 도식의 리듬, 레벨, 맞춤, 도형 등을 고려하여 수정, 보완
제안서 각 부문별 주요 체크리스트를 살펴보면 다음과 같다.
■ 제안개요 - 사업수행전략 부문은 전략 도출 과정이 논리적 구조를 가질 수 있도록 작성 - 사업추진전략과 제안의 특장점의 내용을 명확히 구분하여 작성, 특히 제안의 특장점은 제안내용 중 특징적인 항목이나 제안사의 장점 위주로 기술하고, 사업추진전략은 이러한 특징과 장점을 어떻게 본 사업에 활용할 것인지의 관점에서 작성
■ 제안업체 일반 - Cut & Paste 형태로 기존의 자료를 단순 복사했는지 확인 - 객관적으로 경쟁사 대비 우위에 있음을 증명할 수 있는 자료 제시 (CMM LEVEL, 가트너, S/W 매거진 분석자료 등)
■ 기술부문 - RFP상의 요청항목, 수량, 상세내역은 거듭 확인한다. 요구내역에서 벗어나지 않도록 주의한다. - 기술 중심보다는 업무 중심으로 기술한다. - 목표시스템 구성도는 각 부문별(H/W, S/W등)로 구분하여 작성하며, 기존시스템, 신규시스템, 유관기관 등 복잡한 구성관계를 일목요연하게 작성, 양식은 A3지를 권장한다. - 벤더 및 솔루션 업체는 신속하게 결정하고, 관련자료는 철저한 검증을 거친 후 내용에 포함시킬 수 있도록 한다.
■ 관리 및 지원부문 - 실행 프로젝트를 충분히 고려하여 작성한다. - 본 사업과 무관한 내용이나 불필요한 내용으로 작성되지 않도록 한다. - 제안범위 외의 항목들을 추가로 제안할 경우에는 실행을 충분히 고려한 내용으로 작성한다. - 지원범위와 예외사항 등을 명확히 하여 추후 분쟁의 소지를 사전에 제거한다. (무상, 유상 유지보수 지원 범위, 교육지원 범위 기타 지원)
※ 마지막으로 제안서의 전체적인 사항에 대한 주요 확인항목으로는 다음과 같은 것들이 있다. - RFP의 평가항목 비중에 맞추어 작성하였는가? - 제안서 전체에 걸쳐 목차 구성은 논리적인가? - 고객의 이슈사항에 대한 해결방안이 담겨 있는가? - 제안사만의 차별화 장을 표현하였는가? - Leading Message를 설득력 있게 작성하였는가? - 도식화는 이해하기 쉬운가?
